www.avaccount.com > บอร์ดบัญชีและภาษี

ตัวอย่างการวางระบบบัญชี

(1/11) > >>

โอ:
ใครก็ได้ครับช่วยที หาตัวอย่างการวางระบบบัญชีให้ผมหน่อยครับ เอาตั้งแต่ตั้งบริษัทเลยนะครับ

อ้วน:
ผมคงไม่สามารถนำมาแสดงได้ทั้งหมด  รบกวนคุณโอ ลองหาดูหนังสือเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีซึ่งจะมีการวางเกือบทุกระบบเลยครับ  ลองดูที่ศูนย์หนังสือจุฬาสยามสแควร์ดูครับ  แต่ผมจะยกตัวอย่างคร่าวๆ  1  ระบบให้ดูครับ



ระบบบัญชีสินค้าคงเหลือ



วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน :

   เพื่อที่จะให้สินค้าแสดงมูลค่าในงบการเงินเป็นจำนวนที่ถูกต้อง  ป้องกันความสูญเสียซึ่งทรัพย์สินของกิจการ



การควบคุมภายในสินค้าคงเหลือ :

•   การจัดเก็บสินค้า

1.   สถานที่จัดเก็บสินค้า  จะต้องมีการกำหนดให้แน่นอนและเหมาะสมกับชนิดของสินค้า เช่น มีสถานที่จัดเก็บ 5 แห่ง  สินค้าก็จะต้องระบุและให้หมายเลขสินค้าเพื่อให้เป็นที่เข้าใจแก่พนักงานทุกคนว่าคลังสินค้านั้นจะเก็บประเภทใด  

-  คลังที่ 1   ให้รหัสคลังว่า 01   เป็นคลังสินค้าใหญ่  ที่เก็บอาหารแห้ง และ

ของใช้ต่าง ๆ

      -  คลังที่ 2   ให้รหัสคลังว่า 02   เป็นคลังสินค้าอาหารสด

      -  คลังที่ 3   ให้รหัสคลังว่า 03   เป็นคลังสินค้าบนเรือเจ้าพระยา

      -  คลังที่ 4   ให้รหัสคลังว่า 04   เป็นคลังสินค้าบนเรือควีน

      -  คลังที่ 5   ให้รหัสคลังว่า 05   เป็นคลังสินค้าอื่น ๆ

2.   การให้รหัสสินค้า  โดยการแยกเป็นหมวดหมู่ของสินค้า  เพื่อให้สะดวกในการสั่งซื้อทำให้ไม่ผิดชนิดจากที่ต้องการสั่งซื้อ และทำให้สามารถสื่อความหมายได้ทันทีว่าเป็นสินค้าใด ควรจัดเก็บที่คลังสินค้าใด

วิธีการให้รหัส อาจจะกำหนดรหัสสินค้าจำนวน 5  หลัก  เช่น

-   อาหารแห้งประเภทเครื่องปรุง  ให้รหัสนำหน้า  01 ซึ่งถ้าเป็นซีอิ้ว รหัส 01-001

-   เครื่องดื่มให้รหัสนำหน้า 02 ถ้าเป็นโค้ก รหัส 02-001  เบียร์ รหัส 02-011 น้ำผลไม้ รหัส 02-021  ไวน์ รหัส 02-031  เหล้า รหัส 02-041

-   อาหารสด  ให้รหัสนำหน้า 03  ถ้าเป็น หมู  รหัส 03-001  ผัก รหัส 03-011

-   ของใช้สิ้นเปลือง  วัสดุสำนักงาน รหัส 04-001

-   อุปกรณ์  รหัส 05-001

3.   การนำรหัสปิดที่ชั้นวางสินค้า  เพื่อให้พนักงานสามารถเขียนลงในใบเบิกสินค้าได้อย่างสะดวก  รวดเร็ว และนำสินค้าเข้าชั้น  จัดวางไม่ผิดประเภท  





4.   การสำรวจสินค้า และการจัดนำสินค้าเข้าเก็บตามสถานที่ที่กำหนด  เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาและสะดวกต่อการจัดสินค้าให้ผู้ที่ต้องการเบิกสินค้า  โดยการจัดทำการสำรวจสินค้าโดยใช้แบบฟอร์มตรวจนับสินค้า  เพื่อให้ทราบว่าสินค้าใดควรจะอยู่คลังสินค้าใด และนำสินค้าเข้าเก็บตามสถานที่ที่ได้กำหนด   เช่น

-   การจัดวางสินค้า กำหนดให้สินค้าที่มีน้ำหนักมากอยู่ใกล้ทางออกเพื่อสะดวกในการเบิกจ่าย และจัดวางให้เป็นหมวดหมู่แยกระหว่างสินค้าที่เป็นอาหาร  ของใช้  อุปกรณ์  รวมทั้งจัดให้มีระบบรักษาความปลอดภัยของสินค้า  และการรักษาสภาพของสินค้าในเรื่องของอุณหภูมิ  เนื่องจากภายในคลังสินค้าอากาศค่อนข้างร้อน  ซึ่งจะส่งผลต่ออาหาร ของใช้ ซึ่งเป็นทรัพย์สินของบริษัททำให้สูญเสียทรัพยากร

-   สินค้าที่ต้องบันทึกในบัตรสินค้าคงเหลือเป็นประเภทของใช้  อาหารแห้ง อุปกรณ์  ยกเว้นอาหารสดที่ซื้อมาใช้ประจำวันไม่ต้องบันทึกในบัตรสินค้าให้ตัดจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายประจำวัน



•   การจัดทำเอกสารและกำหนดวิธีการใช้

1.   รายละเอียดของสินค้าแต่ละคลังสินค้าซึ่งจัดเรียงตามหมวดหมู่ตามรหัสของสินค้า

เพื่อให้ทราบว่ามีการเบิกหรือโอนสินค้าระหว่างกันจะได้ทราบว่ารหัสที่จะต้องใช้ว่าควรจะเบิกจากใคร

2.   บัตรสินค้า

จัดทำบัตรสินค้าเพื่อควบคุมการรับจ่ายสินค้า  เนื่องจากจะต้องมีการบันทึกเพื่อควบคุมสินค้าที่แผนกบัญชีอีกแห่งซึ่งจำเป็นต้องแสดงราคาทุนด้วย  ดังนั้นการจัดทำบัตรสินค้าอาจจะทำในรูปแบบเดียวกัน  เพื่อเป็นการประหยัด  แต่ที่คลังสินค้าไม่ต้องแสดงราคาทุน

3.   ใบเบิกสินค้า

จัดทำใบเบิกสินค้าเป็นแต่ละคลังสินค้า  เพื่อให้หมายเลขคลังสินค้าแต่ละคลังเรียงตามลำดับ  และสะดวกแก่การควบคุมตรวจสอบ

4.   ใบรับของ

จัดทำใบรับของเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันในเรื่องของตัวสินค้าว่าได้รับสินค้าแล้ว  เป็นสินค้าตามที่ได้สั่งซื้อ  ซึ่งเป็นหลักฐานแสดงการเกิดหนี้ระหว่างกิจการและผู้ขาย

5.   ใบอนุมัติตัดสินค้า

เป็นเอกสารที่ใช้อนุมัติตัดของเสีย  แตก  ชำรุด  ที่ขายหรือใช้ไม่ได้  สินค้าที่อนุมัติแล้วจะต้องนำออกไปทำลาย





6.   สรุปรายละเอียดการรับ  การเบิกของประจำวัน

เพื่อให้ทราบถึงปริมาณสินค้าที่รับ  เบิกในแต่ละวันเพื่อใช้ในการควบคุมต้นทุนของการประกอบการ  รวมทั้งสามารถทราบความต้องการในการใช้สินค้า  เพื่อนำไปหาจุดสั่งซื้อที่ถูกต้องเหมาะสมเพื่อให้กิจการได้รับประโยชน์สูงสุด

7.   ใบตรวจนับสินค้าประจำงวดหรือสิ้นปี

ในแต่ละงวดอาจจะเป็นทุกเดือน  ซึ่งจะต้องทำการสำรวจสินค้าตัวจริงเพื่อทราบลักษณะของสินค้าว่ามีสภาพอย่างไร  จำนวนที่แท้จริงต่างจากบัตรสินค้าหรือไม่



•   การควบคุมภายในด้านการรับของ

1.   แผนกจัดซื้อหลังจากทำการจัดซื้อแล้ว  ควรจัดส่งสำเนาใบสั่งซื้อฉบับที่  ให้กับพนักงานรับของในแผนกคลังสินค้า และแผนกบัญชีแผนกละหนึ่งฉบับ  เพื่อให้แผนกรับของทราบเกี่ยวกับสินค้าที่จะได้รับ และแผนกบัญชีจะได้ทราบสินค้าที่สั่งซื้อเพื่อตรวจสอบกับใบกำกับสินค้าของผู้ขายและใบรับของ

2.   พนักงานรับของจะต้องไม่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อ และต้องทำการตรวจสอบสินค้าที่ได้รับทั้งหมดอย่างละเอียด  เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสินค้าตามที่สั่งซื้อตามใบสั่งซื้อ และใบกำกับสินค้าของผู้ขายทั้งในเรื่องของชนิด ปริมาณและคุณภาพของสินค้า  โดยที่พนักงานรับของจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับของที่สั่งซื้อด้วย

3.   เมื่อได้รับของถูกต้องเรียบร้อยแล้ว  ต้องมีการจัดทำใบรับของโดยแนบกับใบกำกับสินค้าของผู้ขายและส่งสำเนาใบรับของหนึ่งฉบับให้แผนกบัญชี  นอกจากนี้ควรจะประทับตรารับของแล้วในใบกำกับสินค้าด้วย

4.   ในกรณีที่ได้รับของไม่ครบ หรือราคาสินค้าไม่ตรงกับรายการที่สั่งซื้อ  พนักงานรับของจะต้องบันทึกตามจำนวนที่ได้รับจริง และคำนวณจำนวนเงินโดยใช้ราคาตามรายการสั่งซื้อที่ได้รับพร้อมทั้งเขียนหมายเหตุให้ทราบ  เมื่อแผนกบัญชีได้รับก็จะแจ้งให้ผู้ขายทราบ  เพื่อหักหนี้ให้ถูกต้องตรงกัน



•   การควบคุมภายในของสินค้าคงเหลือ

1.   พนักงานบัญชีควรทำบันทึกเกี่ยวกับของคงเหลือ  โดยไม่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษา  เนื่องจากการเก็บรักษาของคงเหลือควรเป็นหน้าที่ของพนักงานแผนกคลังสินค้า

2.   ควรมีการตรวจนับของคงเหลือโดยบุคคลอื่นที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาพัสดุเป็นครั้งคราว  ในกรณีที่ใช้ระบบสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)  จะทำการตรวจสอบว่าจำนวนที่ตรวจนับได้ตรงกับบันทึกของแผนกบัญชีหรือไม่



3.   วิธีการตรวจนับของคงเหลือที่ถือปฏิบัติโดยทั่วไป  ได้แก่

-   จัดสินค้าหรือของประเภทเดียวกันไว้ด้วยกัน

-   ใช้บัตรตรวจนับสินค้าที่จัดพิมพ์ไว้โดยมีเลขที่

-   ให้มีพนักงานตรวจนับสองคน  โดยคนหนึ่งเป็นผู้นับ  อีกคนหนึ่งเป็นผู้จดบันทึก

4.   การปรับปรุงยอดของคงเหลือตามบัญชีให้ตรงกับจำนวนที่ตรวจนับจริงจะต้องผ่านการอนุมัติของผู้ที่มีอำนาจตามที่บริษัทได้กำหนดไว้

5.   ควรทำการตรวจสอบหาสาเหตุที่ของขาด หรือเกินจากบัญชี และกำหนดวิธีการแก้ไขเพื่อมิให้เกิดขึ้นอีก

6.   การควบคุมอื่น ๆ เกี่ยวกับของคงเหลือ  ต้องมีการควบคุมการจัดเก็บและการเบิกใช้ที่ดีได้แก่

-   ต้องมีการเก็บรักษาในที่ที่เหมาะสม เช่น อาหารสด และไวน์ควรจะเก็บในอุณหภูมิที่พอเหมาะ

-   ของที่มีราคาแพงควรมีการตรวจนับ และรายงานจำนวนที่ใช้ไปทุกวัน

-   ควรจำกัดการเข้าออกของคลังสินค้า และคลังพัสดุ

-   พนักงานที่เกี่ยวข้องกับของคงเหลือควรเข้าออกจากบริษัทโดยทางออกที่กำหนดไว้เพื่อให้ตรวจสอบได้

-   ต้องมีการบันทึกของที่เสียและใช้ไม่ได้เพื่อตัดบัญชีโดยผ่านการอนุมัติของผู้มีอำนาจ

-   ปกติพนักงานคลังสินค้าจะเป็นผู้ทำบัตรประจำภาชนะสินค้า (Bin Card)  สำหรับสินค้าทุกรายการที่มีและบันทึกทุกครั้งที่มีการรับและจ่ายของ  ทุกสิ้นเดือนจะทำการตรวจนับว่ามีสินค้าเหลืออยู่เท่าใด  ตรงกับจำนวนในบัตรประจำภาชนะหรือไม่  และตรงกับบัตรสินค้า (Stock Card) ที่แผนกบัญชีเป็นผู้จัดทำหรือไม่

-   ต้องนำสินค้าที่หมดอายุก่อนเบิกมาใช้จ่าย  ใช้วิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO)

จุรีรัตน์ ทองสี:
อยากได้ตัวอย่างระบบบัญชีร้านอินเตอร์เนตร้านเกมส์นะค่ะ ช่วยหาให้ทีได้ไหมค่ะ จะเอาไปทำรายงานค่ะ จะขอบคุณอย่างยิ่งค่ะ

มทร.อีสาน:
อยากทราบวิธีการวางระบบัญชีของร้านหนังสือค่ะทำอย่างไรดีคะต้องเริ่มจากไหนก่อน

noi:
อยากทราบว่าถ้าจะบันทึกสินค้าเบิกใช้ทั่วไปต้องเดบิต,เครดิตอย่างไร

นำร่อง

[0] ดัชนีข้อความ

[#] หน้าถัดไป

ตอบ

ไปที่เวอร์ชันเต็ม